Struktur Organisasi

Untuk mencapai keberhasilan misi tersebut, PPA UB mengembangkan struktur organisasi yang terdiri dari ketua, wakil ketua, sekretaris, koordinator bagian pelayanan bimbingan ibadah, koordinator bagian pelayanan Pendidikan Agama Islam, koordinator pelayan kegiatan keagamaan Mahasiswa dan staf administrasi terdiri dari 4 orang.

UNIBRAW PPA_VISI MISI BANNER OKc

Curriculum vitae masing-masing personil tersebut di atas dapat dilihat di Sumber Daya Manusia

Sesuai struktur  organisasi PPA UB menetapkan tugas  pokok  dan  fungsi masing-masing personil sebagai berikut:

1.  Ketua / Top Management (Prof. Dr. Thohir Luth, MA.)

  1. Menetapkan kebijakan umum dan strategis atas operasional seluruh aktivitas kegiatan keagamaan, kegiatan perkuliahan PAI dan pengelolaan keuangan seluruh kegiatan PPA, RKUB, KBIH, BAZIS UB, IPHI UB.
  2. Bertanggung jawab secara umum umum atas kelangsungan seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan keagamaan, kegiatan perkuliahan PAI dan pengelolaan keuangan seluruh kegiatan PPA, RKUB, KBIH, BAZIS UB, IPHI UB.
  3. Melakukan perencanaan, kordinasi , pemantauan dan evaluasi seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan PPA, RKUB, KBIH, BAZIS UB, IPHI UB.
  4. Memimpin dan mengendalikan serta mengkoordinir seluruh staf PPA dlam menjalankan tugasnya
  5. Memimpin dan melaksanakan pembinaan kepada seluruh tenaga administrasi PPA dan Dosen PAI
  6. Memimpin pelaksanaan program kerja yang dijalankan oleh PPA
  7. Memimpin penyelesaian permasalahan dalam melaksanakan tugas PPA
  8. Memimpin, Menunjuk dan menetapkan petugas pengelola keuangan (Bendahara) seluruh kegiatan PPA, RKUB, KBIH, BAZIS UB, IPHI UB
  9. Memberi perseyujuan atau penolakan atas pengeluaran uang oleh PUMK sesuai dengan peraturan yang ada
  10. Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait
  11. Bertanggungjawab kepada Rektor

2. Sekretaris ( Drs. Khusnul Fathony, M.Ag )

  1. Membantu ketua PPA mengkoordinir dan bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan-kegiatan PPA
  2. Menyusun Proposal dan menyusun laporan kegiatan Tutorial PAI, Pelatihan-pelatihan dan Seminar-seminar PPA
  3. Bertanggungjawab tas pelaksanaan dan penyelenggaraan seluruh kegiatan PPA (Tutorial PAI, MTQ, RKUB, BAZIS, KBIH, dan Seminar/Diklat/Workshop keagamaan)
  4. Bersama Tim Dosen PAI Menyusun Buku Daras PAI UB
  5. Membantu Ketua PPA dalam memberikan pelayanan bimbingan konsultasi agama dan keluarga
  6. Atas persetujuan Ketua, membantu, memimpin dan menghadiri rapat-rapat apabila Ketua PPA berhalangan hadir dan melakukan koordinasi dengan staf, Dosen PAI dan Instansi terkait
  7. Melaksanakan dan menyelenggarakan kertakmiran Masjid Fatahillah Kantor Pusat UB
  8. Membantu Ketua PPA memimpin pelaksanaan program kerja yang dijalankan oleh PPA
  9. Membantu Ketua PPA memimpin dan melaksanakan pembinaan kepada seluruh tenaga administrasi PPA dan Dosen PAI
  10. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Ketua PPA

3. Staf ( Wiji Asriani )

  1. Bersama Ketua & Wakil Ketua PPA, menyusun Program kerja, proposal dan anggaran semua bidang kegiatan
  2. Membantu ketua & Wakil ketua PPA melakukan pembagian tugas kepada Staf
  3. Membantu Ketua  & Wakil Keta PPA Memberikan Sosialisaasi dan pengarahan tentang Program Kerja kepada Staf
  4. Memberikan Jadual waktu kepada Staf dalam pelaksanaan program kerja.
  5. Membantu Ketua PPA & Wakil Ketua PPA melakukan pengarahan  dan bantuan tehnis kepada staf dalam melaksanakan tugas
  6. Atas perintah Ketua / Wakil Keta PPA Melakukan hubungan Koordinasi dan menghadiri rapat-rapat dengan lembaga terkait dalam Pelaksanakan Program Kerja
  7. Membantu ketua/ wakil Ketua PPA memberikan pelayanan keagamaan meliputi Bidang kegiatan Tutorial PAI, MTQ Mahasiswa, RKUB, KBIH UB, BAZIS UB, IPHIUB dan lain-lain
  8. Menyebar luaskan Informasi yang berhubungan dengan kegiatan PPA meliputi bidang kegiatan Tutorial PAI. MTQ Mahasiswa. RKUB, KBIH UB, BAZIS UB, IPHI UB dan lain-lain
  9. Atas perintah ketua PPA membukukan , membayarkan biaya operasional  kegiatan PPA
  10. Menyampaikan, dan menyusun laporan pertanggung jawaban  SPJ keuangan seluruh kegiatan PPA kepada ketua PPA dan Bagian Keuangan KP UB
  11. Bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan tugas kesekretariatan PPA
  12. Menyusun Laporan Kinerja PPA ( ISO PPA)
  13. Melaksanakan  tugas-tugas lain yang diberikan ketua PPA & Wakil Ketua PPA

ANGGOTA STAF ADMINISTRASI PPA :

1. Staf PPA 

  1. Mengagendakan surat  masuk & keluar Bazis UB  dan menyerahkan surat tersebut ke sekretaris PPA untuk ditindak lanjuti
  2. Menyusun daftar calon peminjam bazis Ub berdasarkan permohonan yang masuk pada Bazis UB dan menyerahkan daftar peminjam tersebut ke sekretaris PPA
  3. Membantu Wakil Bendahara Bazis UB menerima dan membukukan  setoran Zis Rutin dan pengembalian Modal Bergulir Bazis Ub serta menyetorkan Zis rutin ke Bank
  4. Menyusun dan Membuat Surat Laporan  tagihan pengembalian pinjaman Modal Bergulir Bazis UB ke kasubag Keuangan fakultas di lingkungan UB & KP serta membukukan ke kartu pinjaman , masing-masing peminjam
  5. Membantu Wakil Bendahara Bazis Ub Menyusun dan membuat Laporan Bulanan, Laporan Tahunan keuangan Zis Rutin  dan Modal Bergulir UB untuk diserahkan ke Ketua Bazis UB  dan selanjutnya di kirim ke seluruh keluarga besar UB
  6. Membayarkan uang pinjaman Modal Bergulir Bazis  kepada calon peminjam berdasar Disposisi Ketua / Bendahara Bazis UB.
  7. Bertanggung jawab kepada Ketua/Bendahara Bazis UB atas keseluruhan kegiatan adminstrasi dan keuangan Bazis UB melalui sekretaris UB
  8. Bersama Sekretaris dan staf PPA menyusun dan menyiapkan penyelenggaraan  seluruh kegiatan PPA dan kegiatan Bimbingan Manasik & Praktek KBIH UB
  9. Bersama Sekretaris PPA , Memberikan pelayanan keagamaan dan Sosialisasi seluruh kegiatan PPA kepada keluarga besar UB dan masyarakat luas
  10. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan ketua Wakil Ketua dan Sekretaris PPA

2. Staf PPA (Mustakim)

  1. Mengagendakan surat masuk & keluar RK UH dan menyerahkan surat tersebut ke Sekretaris PPA untuk ditindaklanjuti
  2. Menerima dan membukukan setoran Dana RK UB serta melaporkannya kepada Sekretaris untuk selanjutnya dilaporkan kepada Ketua RK UB dan Ketua PPA
  3. Membayarkan santunan kematian & kesehatan bagi keluarga besara UB berdasarkan permohonan dan disposisi Ketua / Sekretaris PPA
  4. Membuat laporan keuangan bulanan, tahunan dana RK UB kepada Ketua PPA dan koordinasi dengan Sekreatis PPA
  5. Bertanggung jawab kepada Ketua PPA atas keseluruhan kegiatan administrasi & keuangan RK UB melalui Sekreatis PPA
  6. Menerima dan Membukukan dana kas Masjid Fatahillah KP UB
  7. Membayarkan semua pengeluaran Masjid Fatahillah KP UB atas persetujuan Ketua Takmir mAsjid Fatahillah KP UB
  8. Membuat Laporan Keuangan Bulanan, Tahunan dana Masjid Fatahillah KP UB kepada Ketua Takmir dan Ketua PPA
  9. Menyusun daftar piket petugas doa kegiatan Universitas Brawijaya serta mericek kesiapan Petugas Doa
  10. Menyusun jadwal khotib Masjid Fatahillah KP UB
  11. Menyusun dan menginventariskan data kebutuhan ATK dan alat-alat inventaris PPA
  12. Mengedarkan surat-surat dan undangan seluruh kegiatan PPA ke Fakultas di lingkungan UB
  13. Menyiapkan perlengkapan ibadah kegiatan rutin sholat Jum’at dan praktek bimbingan Manasik Haji
  14. Bersama Sekretaris dan staf PPA, menyusun dan menyiapkan penyelenggaraan seluruh kegiatan PPA dan kegiatan Bimbingan Manasik & Praktek KBIH
  15. Bersama Sekretaris & staf PPA, memberikan pelayanan keagamaan dan sosialisasi seluruh kegiatan PPA kepada keluarga besar UB dan masyarakat luas
  16. Meng-Update Website PPA
  17. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Ketua, Wakil Ketua, dan Sekretaris PPA.
  18. Mengagendakan surat masuk & keluar PPA UB dan KBIH UB dan menyerahkan surat tersebut ke Sekretaris PPA untuk ditindak lanjuti
  19. Menyiapkan Formulir pendaftaran calon jamaah haji serta bersama Sekretaris PPA menyusun daftar pra-manifes haji dan kelengkapan administrasi calon jamaah haji KBIH UB
  20. Membantu Sekretaris menerima dan membukukan dana setoran bimbingan manasik haji KBIH UB dan kegiatan PPA lainnya
  21. Atas perintah ketua KBIH membayarkan biaya untuk operasional penyelenggaraan KBIH UB
  22. Bersama Sekretaris PPA menyusun Laporan Keuangan KBIH UB
  23. Bersama Sekretaris menyiapkan kelengkapan administrasi calon jamaah haji baik paspor haji dan mutasi haji
  24. Bersama Sekretaris dan staf PPA, menyusun dan menyiapkan penyelenggaraan seluruh kegiatan PPA dan kegiatan Mansik haji & praktek KBIH UB
  25. Menyiapakan konsumsi rapat-rapat PPA
  26. Bersama Sekretaris &staf PPA, memberikan pelayanan keagamaan dan sosialisasi seluruh kegiatan PPA kepada keluarga besar UB dan masyarakat luas
  27. Melaksanakan tugas-tugas lain yang di berikan Ketua, Wakil Ketua dan Sekretaris PPA.

4. Staf PPA (Teguh Ansori)

  1. Mengagendakan dan megarsipkan surat-surat masuk dan keluar seluruh kegiatan mencatat dan mengagendakan seluruh surat keluar PPA dan mengirim melalui Tata Usaha Rektorat atau jasa kiriman atau langsung kepada penerima surat
  2. Mengirimkan surat dan undangan seluruh kegiatan PPA ke Fakultas di lingkungan UB dan di luar UB
  3. Membantu mengagendakan dan mengarsipkan surat masuk dan keluar kegiatan Takmir Fatahillah UB
  4. Menyusun daftar buku perpustakaan PAI PPA dan bertanggung jawab atas pemeliharaan buku Perpustakaan PAI PPA
  5. Membantu menyiapakan perlengkapan ibadah kegiatan rutin sholat Jum’at dan praktek bimbingan manasik haji
  6. Menyiapakn ruangan untuk rapat-rapat PPA
  7. Membantu menyetorkan ZIS rutin bulanan BAZIS UB ke Bank
  8. Menyetorkan pajak kegiatan PPA ke Bank
  9. Membantu membukukan keuangan Bendahara Masjid Fatahillah
  10. Bersama Sekretaris dan staf PPA, menyusun dan menyiapkan penyelenggaraan seluruh kegiatan PPA dan kegiatan Bimbingan Manasik & Praktek Haji.
  11. Bersama Sekretaris & Staf PPA, memberikan pelayanan keagamaan dan sosialisasi seluruh kegiatan PPA kepada keluarga besar UB dan masyarakat luas
  12. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Ketua, Wakil Ketua dan Sekretaris PPA